Tillväxtträffen

Tillväxtträffen

Kaos, Klick och Smicker på sekreterarträff

Det började med kaos, klick och smicker. Det slutade med 36 sekreterare, stärkta i sin insikt att de betyder något, att de är duktiga och att de har stöd av varandra.

36 sekreterare från Öhrlings PriceWaterhouseCoopers sekreterarnätverk samlades helgen 4-6 maj på Hotel Långbers i Tällberg för att byta erfarenheter och få kickar till nytta i arbetslivet. Arbetsformen var en s.k. arena, ledd av Tillväxtarenan AB. Grunden för den formen är att det är deltagarna själva som i första hand styr innehållet. Med på arenan finns ett antal inspiratörer som är med på samma villkor som övriga deltagare. De är där för att samtala, inte föreläsa. Sedan är det upp till deltagarna att utnyttja deras kunskap på bästa sätt.

Tillväxtträffen

Vars och ens inneboende kunskap och hur man utnyttjar den bäst var egentligen den röda tråden under hela helgen. Men först var det som sagt kaos, klick och smicker. Kaoset Kaoset var högst planerat. Det förlades dessutom till middagen. När alla suttit och bekantat sig med sina bordsgrannar och avnjutit förrätten ”tvingade” toastmastern (tillika en av helgens inspiratörer) Johan Tjärnfors borden att bryta upp och hitta nya bordskamrater! Historien upprepade sig efter varmrätten. På så sätt fick deltagarna möjlighet att bekanta sig med många fler än om man blivit sittande vid samma bord hela kvällen. Smått kaotiskt blev det. Men många nya kontakter knöts redan första kvällen. De enda som verkade lite förvirrade var ett annat sällskap i restaurangen och i viss mån personalen…

– Så här många har jag aldrig pratat med under en middag förut! konstaterade en i gänget. Klicket För Klicket stod Åsa Westman, en annan av helgens inspiratörer. Klicket är en lek som visar hur små tips och vinkar kan leda en människa rätt i tillvaron. En central roll i leken spelar en liten mojäng som används när man dresserar hundar (!) Klämmer man på den knäpper den till och då vet hunden att den gjort rätt. Det skulle snart visa sig att det fungerade lika bra på människor! En av deltagarna fick gå ut. Gruppen bestämde vad de skulle få henne att göra. När hon kom in i rummet klickade deltagarna uppskattande för varje steg närmare lösningen hon kom. När gruppen blev varm i kläderna kunde man förbluffande snabbt leda in personen på rätt väg.

– Vi använde det här så mycket i ett projekt jag drev, att det blev ett begrepp, berättade Åsa. När vi var ute och testade olika saker frågade vi alltid om det klickade någonting, alltså om vi kommit närmare lösningen på våra problem. Tillvaron handlar att lyssna när det klickar och ledas av det. Knäpper det inte till – ja då dör idén.

– Vi kommer att länsa närmaste zooaffär på sådana där klickmojänger, lovade deltagarna. Smickret Medan halva gänget satt och klickade fram varandra till stordåd satt den andra halvan och smickrade varandra. Det var Johan Tjärnfors som stod för kortlekarna. På korten stod bara smickrande och berömmande adjektiv. I tur och ordning drog deltagarna ett kort. Kortet med berömmet fick man lov att lägga ut framför någon av medspelarna och dessutom motivera varför just den personen skulle ha det. Nog så svårt när man ännu inte hunnit lära känna varandra. När sade ni senast till en okänd person att den var åtråvärd, sexig, älskvärd eller biffig? Att grupperna bara bestod av kvinnor gjorde inte saken lättare…

– Tänk efter: När fick ni senast så här många komplimanger? Och när gav ni senast så här många komplimanger? undrade Johan.

Alla kan massor!

Åsa Westman, Orsabo sedan 15 år men ursprungligen från Stockholm var den inspiratör som diskuterade nätverk och nätverkets funktion med sekreterarna.

– Vi bytte liv. Skaffade ett eget företag i Orsa, som idag drivs av min man. Själv måste jag försörja mig genom annat. Jag gör många saker och för att genomföra dem har jag fått lov att skaffa mig ett nätverk. Det handlar om att utnyttja varandras kunskaper. Alla kan massor. Ingen kan allt. Vi måste lära oss att utnyttja varandras kunskaper.

Åsas gruppdiskussioner blev mycket ytterligare en chans att bekanta sig med varandra. Öhrlings är ett stort företag. Trots att nätverket funnits ett tag är det långt ifrån självklart att alla känner varandra. I takt med fusionerna har också flera företagskulturer möts, vilket gjort det ännu svårare ett få fram den där riktiga ”vikänslan”.

– Det handlar inte heller bara om att veta vad den andra gör på jobbet. Har man ett ansikte till namnet och dessutom kan koppla det till något personligt finns det mycket större chans att man kommer ihåg personen och dessutom vågar ta kontakt.

Hur många i sekreterarnätverket visste t ex innan Tällbergsträffen att det bland dem finns folk som kan kroatiska eller köra motorsåg?

Ett återkommande tema i diskussionerna var den förändrade sekreterarrollen. Datoriseringen har gjort att många sekreterarsysslor nu sköts direkt av konsulterna. Risken är att kvar blir kaffekokandet, faktureringen och kravhanteringen. Även här är nätverket viktigt för att få ut till alla i företaget vilken kompetens det finns. För samtidigt sitter en del konsulter och knorrar över att de gör sekreterarsysslor!

Och några som verkligen kan fotboll är http://fotbollskorren.se som har all information du behöver inför stundande mästerskap.

Kommunicera mera!

Johan Tjärnfors började sin yrkesbana i hotell och restaurangbranschen. Eftersom han inte kan laga mat, inte kan baka och inte dricker kaffe ägnade han sig mest åt att fundera på hur vissa hotell kunde gå bra och andra dåligt, trots att de hade i det närmaste identiska förutsättningar.

– Svaret låg i hur man behandlade personalen. Hur den trivdes. Det är helt enkelt så att stålar inte ramlar in om man inte har kul.

Idag har Johan lämnat branschen. Idag arbetar han med kommunikation. Att mötas och våga kommunicera.

– Kommunikationen är ett verktyg. Genom kommunikation utvecklas och mognar människor. Ofta håller vi inne med saker vi vill säga, för att vi inte vet HUR vi skall säga det. Vi är ofta rädda för det enkla. Men kunskap blir aldrig kunskap förrän någon mer än du själv känner till den.

Kommunikationen är en bortglömd konst trots att vi lever i informationsåldern.

– Hur många av er har gått på datakurs? Hur många har gått på kurs i kommunikation? Ringer man till banken och frågar något men får till svar att ”det är fel på datorn, ring om en halvtimme” gör man det snällt. Men får man svaret ”han som kan svara har flipprat ut totalt och sitter på skrivbordet och sjunger, men ring igen om en halvtimme” så byter man förmodligen bank. När man ursäktar tekniken men inte människan har man fått en varningssignal. Då är det dags att se upp.

Det finns många fällor att ramla i när man kommunicerar. Det gäller att se upp.

– Hur man tar emot ett budskap kan påverkas av det psykiska tillståndet för stunden och de egna erfarenheterna. Var lyhörd för andras sinnesstämningar. Pejla in att dom är med.

Andra fällor att ramla i är att tro att alla har samma utgångspunkt som en själv. Att alla tänker lika. Där handlar det om att vara lite ödmjuk.

– En annan variant är det instängda eller autistiska tänkandet. Där tolkar personen alltid allting på det bästa sättet för sig själv. Och så har man inte en aning om varför andra missförstår honom…

En ack så vanlig variant är också vad Johan kallade det ”etnografiska tänkandet”. Det som går ut på att ”jag är jordens centrum. Allt jag tänker är rätt eftersom det är jag som tänkt det.” Sådana människor bygger sitt eget solsystem och sätter sig själva i mitten.

Man kan inte alltid ta förgivet att man blivit förstådd.

– Var och en har faktiskt ett kommunikativt ansvar. Vi måste tänka ”Har jag blivit förstådd?”

Johans råd till nätverket var att fundera på hur man skall agera tillsammans för att nå ut med den kompetens man sitter på.

– Ni skall nyttjas, inte utnyttjas. Det mår företaget bra av. Ni måste våga ställa krav. Respekt är något som alltid kommer från två håll. Säger ni nej på ett schysst sätt får ni respekt, jag lovar. Och kom ihåg att om någon är ute i sista sekunden och ber er om hjälp för att lösa situationen är det den personens ansvar om jobbet spricker, inte ert. Det kan vara nog så svårt att inse i ett serviceyrke där man tycker man är jätteduktig om man är alla till lags.

Johan satte också upp en matris för hur relationerna på ett företag kan se ut.

Har man tydliga uttalade mål kan man räkna med säkra relationer mellan medarbetarna på olika nivåer.

– Men det är inte säkert att det är bra för det. Tänk om målen är tydliga och uttalade, men fel?

Tydliga men outtalade mål skapar hanterbara relationer, menar Johan. Det finns utrymme för improvisationer för att tala musikerspråk.

Otydliga men uttalade mål bäddar för osäkra relationer. Vad i hela friden menade man med det där man sa? Gör vi rätt?

Otydliga och outtalade mål skapar manipulativa relationer. Då kan var och en ”köra sitt eget race” och i första hand tänka på sin egen situation.

Det företaget är nog inte kul att jobba på.

Johan Tjärnfors poängterade vikten av att inte ta för givet att man är förstådd…

Ingen är viktigare än du!

Eva Johansson höll på att få 36 Öhrlingssekreterare att somna. Men inte för att hon var tråkig. Tvärtom. Eva är avslappningslärare och mental tränare. Det var under en avslappningsövning som hela gänget för en stund var långt borta och ändå närvarande. Relationsstrategi Eva inledde med att prata relationsstrategi.

– Livet är ett gör-det-själv projekt. Du bestämmer själv om du skall vara chaufför eller passagerare på livsresan. Chauffören tar ansvar för bilen, för målet och vägen. Passageraren följer bara med.

– Vill man vara chaufför krävs ett livskörkort. Och lektion 1 i den körlektionen är självinsikt, självkännedom, för den viktigaste relationen ni någonsin kommer att ha är den ni har med er själv.

Relationsstrategi är ett sätt att visa hur olika vi är. Vi är unika, men ändå förutsägbara.

Vi kan generellt dela upp oss i fyra personlighetsgrupper. Det gäller att lära sig de här människotyperna, och framförallt att tolka deras signaler så att man reagerar på rätt sätt. Det gäller också att inse vilken typ man i huvudsak är själv så att man kan balansera sina starka och svaga sidor. För vi har alla något av de fyra typerna inom oss. Fast olika mycket. Och dessutom olika mycket vid olika tillfällen, beroende på hur mycket vi arbetar med oss själva.

– Den första gruppen kan vi kalla ”Älskvärda relationsmänniskor”. Ett typiskt påstående från dem kan vara: ”Vi har alla samma mål så låt oss arbeta som ett team”. Det här är människor som vill veta ”varför?”, som bygger relationer och älskar att ge stöd och uppmuntra. De värdesätter ofta förslag från andra och är rädda för att förlora förtroendet eller bli oense. Under stress blir de här människorna veliga, mesiga, passiva, beroende, försiktiga, tveksamma, obeslutsamma. Då behöver dom kärlek, ömhet, tröst, närhet. De behöver ha det konfliktfritt och ett långsamt tempo. Vad de behöver lära sig för att bli mer flexibla är att säga nej, att sätta fart, tala mer, våga mer och att delegera. Den utåtriktade påbörjaren Nästa grupp kallar Eva ”Den utåtriktade påbörjaren”. Ett typiskt uttalande från en sådan person är: ”Jag måste få berätta vad som hände mig.” Personerna i den här gruppen är mest intresserad av ”Vem?” som gjort och sagt saker. De värderar uppskattning, älskar fester och umgängesliv och vill gärna inspirera andra. De är också rädda att bli avvisade, mycket utåtriktade och har lätt att visa känslor.

Under stress blir dom manipulativa, överambitiösa, sarkastiska, ytliga, impulsiva, orealistiska och inkonsekventa. Då behöver dom beröm, stöd, aktivitet, uppmärksamhet, spänning, stimulans, bryta rutiner, och eliminera allt som är ett hot mot deras prestige.

– Ta gärna upp en applåd när ni möter en sån människa. Det är aldrig fel, tipsade Eva.

Tillhör man den gruppen människor bör man jobba på att lyssna av mer, anteckna, vara mer objektiv och logisk, ta sig mer tid att organisera, kolla fakta och detaljer. Avslappning är inte fel. Här hittar man också dom som ofta har svårt att avsluta påbörjade uppgifter. Den försiktiga tänkaren Den försiktiga tänkarens typiska replik är: ”Det vill jag se innan jag tror det.” Tänkaren vill veta ”Hur?” saker och ting skall gå till. Tänkaren uppskattar noggrannhet, siffror, statistik och idéer. En tänkare älskar detaljer. Men han eller hon är rädd för att råka i förlägenhet, tappa ansiktet. Ofta är personen inåtvänd och stänger igen om sina känslor. Under stress blir tänkaren tjurig, fantasilös, tillbakadragen. Han eller hon visar ett överdrivet motstånd mot nyheter och är mycket koncentrerad på fakta.

– En stressad tänkare behöver förstå saker och ting. Veta vad som är rätt. Han behöver stöd för sina tankar, trygghet, uppmuntran och direkta och klara besked. Vad han behöver träna på är att tala och le mer, visa uppskattning. Hitta genvägar som spar tid, anpassa sig till förändringar, ta initiativ och fatta beslut. Han behöver öva på att kompromissa och töja på regler. Ett bra sätt att träna är att börja gå mot rött ljus, om det inte kommer någon bil förståss… Den dominerande direktören Slutligen har vi ”Den dominerande direktören” vars motto kunde vara ”Upp till praktisk handling”.

– Direktören vill veta ”Vad?” ska vi göra. Hur spar vi tid? Han värdesätter resultat, älskar kontroll och att göra saker på sitt sätt. Han är oerhört rädd för att lämna ifrån sig kontrollen. Till viss del är han utåtriktad, men han visar inte gärna känslor. Under stress blir Direktören rastlös, irriterad, burdus, stöddig, aggressiv, osamarbetsvillig, retlig och påträngande. För att må bra igen behöver han få kontroll, påtagliga bevis för att något händer, klar kommunikation, stöd för sina mål och ett snabbare tempo.

Inte oväntat behöver han träna på att lyssna på andra, att varva ner, utveckla tålamod och ödmjukhet och på att förklara sina beslut och slutsatser. Testa sin personlighet När deltagarna fick testa sina egna personligheter fanns alla fyra grupperna representerade, men med en kraftig övervikt mot de ”utåtriktade påbörjarna”. Det var kanske inte helt oväntat. De är ju de första som hoppar på ”äventyr” som det i Tällberg.

– Det är viktigt att fundera på om man använder sina starka sidor på ett positivt sätt, liksom om man bearbetar de svaga sidorna. Ska vi fungera i en grupp bör alla fyra personlighetstyperna finnas med. En grupp bestående av fem utåtriktade påbörjare får sannolikt väldigt roligt, men det blir förmodligen inte mycket till resultat.

– Det är också viktigt att komma ihåg att vi pratar generaliseringar och att vi inte står still på samma fläck. Vi utvecklas i olika riktningar hela livet! Tankens kraft Den utvecklingen, den ansvarar vi själv för. Den viktigaste byggstenen är tanken.

– Finns det någon i era liv som ni tycker är värd mer än er behöver ni jobba med självkänslan. Det behöver alla göra. Det handlar inte om att vara värd mer än någon annan. Det handlar om att inse mitt värde för den jag är.

Ju oftare vi känner goda sidor hos oss själva desto oftare hittar vi goda sidor hos andra. Inse att du är en mycket viktig person! Det som bestämmer kvaliteten på ditt liv är kvaliteten på dina tankar.

Vi skapar våra liv med det vi säger och tänker. Träna in en ny attityd. Rikta in tänket på de små vardagliga guldkornen som vi så ofta glömmer. Öva på att dra er till minnes några highlights från dagen. Fokusera på det positiva.

Då orkar man ta itu med det negativa.

Margareta Eriksson prickar in sig bland de utåtriktade påbörjarna i Eva Johanssons relationsstrategitest.

Så går vi vidare!

Man kan sitta och konferera till döddagar om man vill. Låter man bara erfarenheterna sjunka undan i takt med att man närmar sig kontoret, ja då har man inte kommit ett enda steg närmare en utvecklad arbetsplats. Därför ägnades såväl lördagskvällen som större delen av söndagsförmiddagen till att verkligen fundera igenom vad den här träffen gett och vad som skulle hända härnäst.

Frågan om vilka som är nätverkets viktigaste uppgifter kan sammanfattas i två meningar. 1. Att kanalisera frågeställningar och se till att de inte bara ligger och flyter inom nätverket.

Att synliggöra sekreterarna inom företaget. Arbetet ledde också till fyra konkreta åtgärder med ansvariga för varje åtgärd, som man börjar arbeta med direkt man kommer hem. Dels skall man informera sina överordnade om de diskussioner som man haft under helgen. Som någon uttryckte det:
– Det går inte att påverka någonting om vi inte pratar med dom över oss!

Dels kommer man att verka för att det finns en ordentlig utvecklingsplan på företaget inom ett år. På sina håll fungerar det bra, på andra mindre bra, vilket beror på de olika företagskulturer som mötts. Målet skall dock vara en gemensam policy.

För att synliggöra sekreterarna kommer de anställda i koncernen snart att kunna läsa mer om dem i företagstidningen Öhrly News.

Dessutom tillsattes en grupp för att utveckla Sekreterarportalen så att den blir ett effektivt verktyg för att utnyttja sekreterarnas samlade kompetens på bästa sätt.

Med den kompetensen på golvet blir Öhrlings ett svårslaget företag i sin bransch.

Vilken kompetens samlad på en bild! Hela gänget från Tällbergsträffen. 36 sekreterare med insikten om att man inte är ensam och att man tillsammans besitter en kompetens som de flesta företag skulle jubla över!

En webbredaktörs funderingar

Det hör inte till vanligheterna att webbredaktören kommenterar de arenor han är satt att bevaka. Men jag kan bara inte låta bli. Jag blev ju så imponerad av er, tjejer! Så mycket ni kan!

Hur många av er visste att det finns både motorsågskunniga, korgmålare och kroatiskspråkiga i ert nätverk?

Inte nog med det. Ni kan ert jobb också…

Jag vet att ni är fler sekreterare i koncernen än de som var i Tällberg, och jag förstod att en del av er var bekymrade för att dom andra inte var på plats.

Bry er inte om det. Det är deras problem. Dom kommer med när dom är mogna. Koncentrera er på den kraft som ni samlade på er. För det nätverk ni förstärkte under den här helgen är så kraftfullt att det kan försätta berg. Åtminstone kan det få den där konsulten att inse att man inte kan begära underverk av er när det är han som sjabblat och är ute i sista minuten.

Ett nätverk ser inte likadant ut hela tiden heller. Ett nätverk är som en amöba. Den tar den form den behöver vid just det tillfället. Barbapappa kanske är en gulligare liknelse. Alla på sändlistan behöver inte vara jour 24 timmar om dygnet ifall det kommer ett larm att ”Nu skall det nätverkas”

Det räcker med att ni vet att ni inte är ensamma. Att dom andra finns där, när ni behöver dom.

Nu när ni vet vad andra gör och tänker tror jag att det blir lättare att prata om hur ni har det med era chefer. Kom ihåg att chefen också är av kött och blod. Kom framförallt ihåg att han eller hon sannolikt inte besitter någon telepatisk förmåga. Berättar ni inte hur ni har det kommer han inte att få reda på det.

Som jag berättade för er så var jag lokalredaktör i mitt tidigare liv. Vi hade samma krav på oss. Att kunna allt om allt. ”Det ska väl du veta, som är journalist.” sa dom. Hur i hela friden skulle jag kunna veta något som ingen berättat för mig?

Kommunikation. Det är svårt, tror vi. I själva verket är det vi som gör det svårt.

Prova att le nästa gång ni ser chefen. Låtsas att ni spelar smickerpoker. Jag är övertygad om att det säger klick och att ni i nästa andetag kan begära löneförhöjning.

För det är ni värda, hela bunten.